個案分析：庫存控制－如何在十萬件衣服中尋找某顏色來補貨

這客戶業務是在廣東省經營成衣工廠，做內銷公司，在廣東省內有許多銷售點，會出現賒貨情形，在每個月底或每個結算期結算，接著開發票和收款。問題是：公司需要在儲存各類存貨的中央倉庫內，經常要即時知道各種類衣服的不同款式、尺碼、顏色的件數，及位置是在倉庫什麼位置的哪一個箱。由於防塵和保護，衣服用箱包好和裝載，貨箱編妥編號，以便記錄，再分別儲存在倉庫的各處。

這庫存系統要處理的問題較為複雜，不同於簡單地說要訂某種布料，某一個碼，存貨有多少件，那些資料只要接幾個輸入鍵便可即時知悉詳情。這系統設計要求，這大量貨件之中，即時知道分款式，分顏色，分尺碼的準確數目和存放位置。在這三個參數之上，每一件存貨的數據都要清楚地可以查閱和可以存取。

系統要處理倉庫內不停收貨同時不停出貨的特殊現象，因為送貨車隊每日會去不同地點派貨，以滿足各銷售點的補貨要求。

系統要計算區分款式、顏色、尺碼的庫存，才可以讓管理層隨時知悉哪些類別可以做增產或者清貨。

如果過去的庫存記錄因為日久累積了錯誤，或者出倉入倉也有時產生錯誤，新設計的庫存記錄應該要妥善控制和矯正可能出錯的數據。

例如：倉庫接收一批銷售點的退貨有衣服或配飾腰帶等雜項要在接收後，即時在庫存系統輸入記錄，就可以迅速地顯示更新的準確庫存數據。倉務系統要可以跟蹤和追溯來源，知道數目和類別進行核算。

系統運算過程中，需要區分已經接收而未處理貨物，正在處理的貨物，已成功處理進入庫存賬務系統內的貨物。目標是正確無誤差地呈現庫存數據和儲存位置。

面對這複雜的存取特性，技術難度頗大，本公司設計了符合客戶期望的電腦系統去處理，進退貨銷貨存貨的完整記錄，這套電腦系統處理進銷存記錄，同時有效處理款式、顏色、尺碼這三個重要參數的變化。

存取或搜尋貨物時，輸入資料後，就顯示貨物的位置和貨箱編號，並顯示存貨的款式、顏色、尺碼經核算後在倉庫內各有多少數量。

工作時行中我們重視控制總數的概念，本公司進行時前後投入一年多去並完善系統，安排人手協助客戶上機。

今天是20×4年X年X日，服裝公司的倉庫在早上九時的總存貨量是九萬七千件。開始運作後：

a． 收到工廠兩張單，存入的貨量是一共五百件，件數包含款式、顏色、尺碼三個參數的資料；

b． 由倉庫發出多少張單，一共是若干件衣服；

c． 在運送到倉庫內，執貨區處理中的衣服是多少張單，一共多少件；

d． 不同銷售點，在什麼時候向倉庫退貨多少張單，一共若干件；

e． 某些銷售點入單，由倉庫提取一批貨共若干件；

在順序處理上述資料時，每輸入一項，都會產生結餘數目；這就體現了控制總數的概念。每日放工前核對貨物結餘總數，在電腦根據存貨的位置和箱號，知道存貨的款式、顏色、尺碼三個參數下的個別準確件數，結餘總數。同時另外經由人手計算當日單據，點算單據的進銷存總數，然後對比倉務系統的結餘總數。

如果兩者相符，表示今日的單據完全核算，數目正確。如果不相符，重新檢視找出有問題的數據，是在電腦輸入延遲，還是單未有所遺漏或重複等等，這就可以即時修正錯漏。

肯定了倉庫當日全部單據，都正確輸入系統的話，兩者一定相符，原則上進銷存都清楚顯示，達成賬物相符的要求。即使無可避免會有些瑣碎的取錯件數、顏色等，但進出的總量也不會錯。