關於小巴營運的個案
根據我們過去十多年為專線小巴公司做賬的經驗,營運專線小巴公司的困難主要為以下幾點:
- 如何確保從八達通公司收齊車資
專線小巴的站長必須每日從小巴的八達通機讀料,再以指定途徑上載資料到八達通公司以申報車資收入,萬一其中一部機器或通訊故障,在八達通公司從不提供對賬 單的情況下,試問小巴公司有什麼制度確保自身收齊應收之八達通車資?日積月累,未從八達通公司申領的車資累計可以不是小數目。
- 月薪未能提升司機上客的積極性
由於專線小巴路線與其他公共交通工具如巴士時有重疊,形成有被搶客的情況。另為了減免行政工作上的麻煩,現時大多數專線小巴司機的薪金都按月薪計算,未能讓專線小巴司機有如紅巴司機般的上客積極性,無疑減少專線小巴公司的收入。
要推動司機上客積極性,必須讓司機的薪酬與專線小巴的實際車資收入掛鉤,但會帶來繁瑣的核算和會計工作,這是很多專線小巴公司今時今日仍以月薪結算司機工資的主因。
- 難以招聘小巴司機,而司機亦不願意正式報薪
現時所有專線小巴公司都缺乏司機,且小巴司機大多年長;另目前為數不少的司機居住公共房屋,都不接受按實數報薪,擔心會影響到其公屋的居住或相關審查。但 小巴公司不能如實報司機薪金直接影響公司應計稅利潤,亦影響日後向運輸署申請加價。且未能向稅局申報員工工資導致不能將工資扣稅,無疑是小巴公司直接負擔 了員工的稅務。這一直是小巴公司管理層頭痛而無解決方案的問題。
- 如何恆常核算各路線盈虧及有策略地向運輸署申請加價
現時專線小巴公司需定期向運輸署報告每條路線的詳細營運及盈虧狀況,當中涉及一定的行政成本。要向運輸署申請加價,專線小巴公司還需就個別事項提供營運報表等詳細和確切的理據,面對來自運輸署的驗証及監察,只有在入明細賬時已有相關考量才可配合提供及辯證加價的需要。
- 如何防止司機以兩元乘車優惠舞弊
現時該計劃受惠人士都可以每程2元的價錢乘車,政府經八達通以公帑向小巴公司補回差價。唯執行此計算時或存在漏洞,小巴司機可能利用此計劃作出舞弊,令小巴公司有機會牽涉舞弊及詐騙公帑案件而影響公司聲譽。
2015 年就有一名來往上水和觀塘間的通宵專線小巴司機,利用長線八達通拍卡7,500次,騙取16萬補貼公帑。雖然司機最終以詐騙罪名被捕,但為何專線小巴公司 未能及早察覺問題?小巴公司聲譽固然受損,政府亦會考慮專線小巴公司在參與優惠計劃時承諾執行的內部控制是否仍然有效,運輸署日後亦必收緊對該公司在乘車 優惠的監管。
要解決上述5項主要困難,我們已有不同的應對方案。
專線小巴公司的運作模式
專線小巴公司運作模式雖然簡單,但會計不能避免涉及車資現金處置、司機工資結算、油費結算、小巴維修監督等工作,要在非常有限的預算中進行會計及成本核算并非易事,監督稍有鬆懈可引致詐騙行為,令公司直接遭受損失,勞心勞力。
過往十多年我們事務所從事專線小巴公司會計工作,以我們專為小巴公司開發的會計軟件為基礎,滿足小巴公司不同的需求,以達至雙贏的局面。如可按車資收入結算個別小巴司機工資,令小巴公司更清楚每條路線準確的經營狀況。
我們亦可按照你們小巴公司的具體情況,作出相應調整,簡化和規範你們內部的工作程序。
我們事務所為你們度身而設的服務
我們的工作是承包整間專線小巴公司的會計記賬功能(包括編製薪金自動轉賬表,安排強積金供款和扣款及應付小巴車租,但涉及現金交收的除外),建立所需的內部控制。換句話說,專線小巴公司將會計工作外判後,可無需另聘會計。
我們不會耗用小巴公司場地(租金),有90%以上的服務在我們辦公地點進行,當中包括處理小巴公司每天的小巴班次更紙(含行車咪錶里數、乘客人數和入油資料等),按日跟進應收八達通車資;每月出具月結報告計算出每條路線的每月盈虧及每位司機的分成,使得貴司的收入與支出掛鈎;每月月結7日內處理工資自動轉賬、MPF申報。
我們明白記賬服務要讓客戶可以與外部持分者保持有效溝通,例如運輸署要求專線小巴公司定期提供詳細的營運報表以檢討服務或收費,亦要及時反映公司營運情況。
以上我們在處理會計科目及明細賬時就已全面考慮。
我們的收費貼近現時你們聘用會計的真實成本(工資及管理成本)。
在現時年青人青黃不接,責任心、能力、誠信和態度都每況愈下的情況下,老闆遲早要將會計核算的工作外判,否則會陷入不停招聘,人員車輪轉,但工作從不完成的困局。
我們其中一個客戶已將會計業務外判予我們超過十年,以助其業務發展。
外判與自聘會計的相關對比可參考以下:
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外判會計予我們事務所 |
自聘 |
壞處 |
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- 需租賃場地安置雇員辦公。
- 要為雇員提供相關福利及發展空間,如帶薪假期。
- 工作效率不穩定:
並非每個員工能力都達到老闆期望,老闆照付薪金還要勞心勞力去管理;
員工始終有機會上班缺席,如事假、病假,影響工作進度。
- 老闆經常以為員工在眼前工作便OK,很多時一旦會計離開連重要文件也找不到。
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好處 |
- 收費明確且貼近自聘成本,但肯定按時完成結賬及報告工作。
- 不在現場辦公,省卻租金。
- 老闆無需考慮雇員培訓。
- 整個團隊為你工作,針對公司不同問題,可引薦事務所內不同範疇的專業人士解決。
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疑慮 |
- 保密性:資料、賬目由事務所控制
『我們每月以電郵交出所有賬目,每年附上光碟以PDF檔儲存所有賬目,交出整套賬目電子版後我們才收取服務費用。』
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簡而言之,我們通過外判會計工作協助客戶改進公司的內部控制。
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